Gửi chuyển phát nhanh quốc tế là hình thức vận chuyển giữa các quốc gia một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ quy trình cùng những lưu ý khi gửi chuyển phát nhanh giúp tối ưu chi phí, thời gian và thủ tục liên quan.

Trong bài viết này, hãy cùng Liên Kết Nhanh tìm hiểu rõ hơn trong bài viết bên dưới!

1. Quy trình chi tiết 4 bước gửi chuyển phát nhanh quốc tế 

Gửi chuyển phát nhanh quốc tế là cách vận chuyển hàng quốc tế trong thời gian ngắn, an toàn cho hàng hóa. Do đó, cùng tìm hiểu chi tiết 4 bước gửi chuyển phát nhanh quốc tế như sau:

Bước 1: Liên hệ đơn vị vận chuyển và khai báo thông tin

Đầu tiên, gửi chuyển phát nhanh quốc tế cần tiến hành nhiều thủ tục khi khai báo hải quan. Chính vì vậy, bạn nên tìm kiếm một đơn vị vận chuyển uy tín để tiết kiệm thời gian và chi phí.

Tiếp theo, bạn cần khai báo, mô tả rõ các thông tin của đơn hàng như thông tin liên lạc của người gửi và người nhận, loại hàng hóa, số lượng, trọng lượng, hình thức gửi… 

Từ những thông tin này, đơn vị vận chuyển sẽ hướng dẫn cách đóng gói, cùng khai báo các thủ tục hải quan giúp đẩy nhanh tiến trình gửi chuyển phát nhanh quốc tế.

Bước 2: Đóng gói hàng hóa

Tiếp theo, trước khi gửi chuyển phát nhanh bạn cần thực hiện là đóng gói hàng hóa. 

Trước khi đóng gói bạn hãy tìm hiểu rõ quy trình cùng quy cách đóng gói phù hợp với quy định nếu tự đóng gói tại nhà.

Ngoài ra, nếu bạn muốn đảm bảo an toàn cho món hàng có thể liên hệ đơn vị gửi chuyển phát nhanh để đóng gói giúp bạn.

Bước 3: Gửi hàng đến đơn vị vận chuyển

Tiếp đó, bạn cần giao kiện hàng đến công ty vận tải. Bạn có thể tự mang đến bưu cục hay sử dụng dịch vụ nhận hàng tại nhà nếu công ty vận tải hỗ trợ. 

Ngoài ra, bạn cần in các thông tin tem của đơn hàng trên website của đơn vị vận chuyển rồi dán lên kiện hàng. Sau đó, mang đến bưu cục hoặc đợi nhân viên vận đơn đến chuyển đi.

Đơn hàng hợp lệ sẽ cần có vận đơn với chữ ký của nhân viên giao nhận và chữ ký, tên của người gửi. Sau đó, hàng hóa sẽ được chuyển đến kho để xử lý và sắp xếp cho hành trình vận chuyển.

Bước 4: Vận chuyển hàng hóa đến địa chỉ được yêu cầu

Khi đơn hàng đã được xử lý xong, đơn vị vận chuyển sẽ đảm nhiệm việc đưa hàng đến đúng địa chỉ mà người gửi đã ghi trên vận đơn. 

Trước khi giao, công ty vận chuyển sẽ liên hệ với người nhận để xác thực lại thời gian và địa chỉ nhận hàng. 

2. Những lưu ý quan trọng khi gửi chuyển phát nhanh quốc tế

Một số lưu ý quy trình gửi chuyển phát nhanh quốc tế để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi, hàng hóa đến nơi an toàn và đúng thời gian:

2.1. Chuẩn bị giấy tờ cần thiết

Bên cạnh việc cung cấp đầy đủ thông tin đến đơn hàng thì bạn cũng cần chuẩn bị một số loại giấy tờ để đơn vị vận chuyển làm thủ tục thông quan cho kiện hàng. 

Các giấy tờ bắt buộc bao gồm: Vận tải đơn, tài liệu kiểm soát hàng hóa, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ, tờ khai xuất khẩu của người gửi. Việc chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ này sẽ giúp tránh các rắc rối về thủ tục và tiết kiệm thời gian.

2.2. Gửi hàng theo khối lượng được quy định

Không có quy định chung về khối lượng tối đa cho đơn hàng quốc tế, nhưng mỗi đơn vị vận chuyển có giới hạn riêng. Nếu đơn hàng vượt quá khối lượng cho phép, bưu phẩm sẽ bị hoàn trả. 

2.3. Đóng gói hàng hóa đúng cách

Mỗi loại hàng hóa sẽ được quy định riêng về cách đóng gói. Vì vậy, tùy theo loại hàng cần vận chuyển mà bạn hãy áp dụng cách đóng gói phù hợp. Cụ thể:

• Đối với tài liệu, hợp đồng, thư từ: Bạn nên dùng phong thư chống nước có tem niêm phong để bảo đảm an toàn.
• Đối với hàng hóa thông thường: Nếu hàng hóa nhỏ, có thể gói trong phong thư thì bạn có thể sử dụng để đóng gói. Bên cạnh đó, nếu sản phẩm lớn hơn thì bạn nên dùng thùng carton, thùng gỗ và chèn thêm mút, xốp để chống va đập khi vận chuyển.

3. Hướng dẫn tra cứu tình trạng đơn hàng gửi chuyển phát nhanh quốc tế

Sau khi hoàn tất gửi hàng chuyển phát nhanh, việc theo dõi hành trình đơn hàng giúp người gửi an tâm và kiểm soát tốt thời gian giao nhận. Hiện nay, hầu hết các đơn vị chuyển phát đều hỗ trợ tra cứu online qua mã vận đơn.

Để kiểm tra, bạn chỉ cần truy cập website chính thức của hãng vận chuyển, nhập mã vận đơn được cấp khi tạo đơn. Hệ thống sẽ hiển thị các thông tin như: thời gian hàng rời kho, điểm trung chuyển, trạng thái thông quan, dự kiến thời gian giao đến người nhận.

Một mẹo nhỏ là bạn nên lưu lại mã vận đơn và số điện thoại tổng đài ngay sau khi gửi để tiện tra cứu, đặc biệt khi gửi nhiều đơn cùng lúc.

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn nhanh chóng

4. Các câu hỏi thường gặp khi gửi hàng chuyển phát nhanh quốc tế

Khi tìm hiểu cách chuyển hàng quốc tế, nhiều người đặc biệt quan tâm đến chi phí vận chuyển và quy trình xử lý khi hàng gặp sự cố. Dưới đây là hai câu hỏi được hỏi nhiều nhất:

4.1. Chi phí gửi tính như thế nào?

Chi phí gửi hàng chuyển phát nhanh được tính dựa trên trọng lượng thực tế hoặc trọng lượng quy đổi (chiều dài x chiều rộng x chiều cao/5000 – tùy hãng).

Ví dụ, gửi 1kg hàng từ TP.HCM đi Nhật Bản qua chuyển phát nhanh mất khoảng 3  5 ngày, giá dao động từ 700.000 – 1.200.000 VNĐ.

4.2. Nếu hàng hóa bị hư hỏng hoặc mất thì sao?

Trường hợp hàng hóa bị thất lạc, hư hỏng, phần lớn các đơn vị gửi hàng chuyển phát nhanh đều có chính sách bồi thường theo giá trị khai báo theo bảo hiểm.

4.3. Gửi hàng quốc tế cần giấy tờ gì?

Thực tế, bạn cần chuẩn bị hóa đơn thương mại, phiếu gửi hàng và mô tả chi tiết hàng hóa. Nếu gửi thực phẩm, thuốc, mỹ phẩm, một số nước như Nhật Bản, Mỹ, Úc... yêu cầu thêm chứng từ kiểm định, giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ.

Trên đây là chi tiết hướng dẫn quy trình gửi chuyển phát nhanh quốc tế mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng với những thông tin này, bạn sẽ có thể gửi hàng một cách an toàn và thuận tiện nhất.